יצוא נתונים לתוכנת חשבשבת

יצוא לחשבשבת הינו מודול בתוכנת אופיס אדמין המאפשר העברת כל נתוני המכירות לתוכנת הנהלת חשבונות כגון חשבשבת
תוכנת אופיס אדמין אוספת את כל נתוני החשבוניות  והקבלות ומייצרת קובץ פקודות יומן במבנה שתוכנת חשבשבת יודעת לייבא.
פעולת יצוא הנתונים לחשבשבת מאפשרת לבעל העסק להעביר את הפעולות החשבונאיות שבוצעו בעסק למנהל החשבונות או לרו"ח.
היצוא לחשבשבת חוסך את ההקלדה החוזרת של הנתונים לתוך תוכנת הנהלת החשבונות של הרו"ח ובכך לחסוך זמן ועלות הטיפול בתיק
את הקובץ MoveIn.Dat ניתן להעביר במייל או בדיסק און קי וכו..

במדריך זה נסביר כיצד מייצאים נתונים מתוכנת אופיס אדמין לתוכנת חשבשבת
לפני יצוא הנתונים לתוכנת חשבשבת בפעם הראשונה יש להגדיר את כל החשבונות בהגדרות חברה בתיאום עם רו"ח על מנת שתהיה
התאמה בין תוכנת אופיס אדמין לתוכנת חשבשבת

הכנסו לתוכת אופיס אדמין, ולחצו על לחצן הגדרות



במסך ההגדרות לחצו על "הגדרות חשבונאיות"

בהתייעצות עם הגורם החשבונאי שלכם (למשל רו"ח) מלאו את כל השדות הרלוונטיים במסך הבא
מסך זה מגדיר לאן תנועות הנהלת החשבונות ינותבו, לדוגמא כאשר קולטים חשבונית הסכום של החשבונית מנותב לחשבון הכנסות
והמע"מ של החשבונית מנותב לחשבון מע"מ עסקאות
על מנת שהיצוא יעבוד בצורה תקינה ומלאה יש למלא את כל השדות, כמובן ע"פ הנחיית הרו"ח
כמו כן הגדרת החשבונות במסך זה צריכה להיות תואמת בדיוק את הגדרת החשבונות של רו"ח בתוכנת חשבשבת



בסיום לחצו על אישור, כדי לחזור למסך הראשי.

כעת נעבור לפעולת יצוא הנתונים לתוכנת חשבשבת
במסך הראשי לחצו על תפריט הנה"ח, ותת תפריט: יצוא לחשבשבת.



במסך הבא ניתן לראות הסטוריה של יצוא הנתונים לחשבשבת, לפני שמבצעים יצוא לחשבשבת, כדאי לבדוק את תקופת התארכים
שיצאתם לתוכנת חשבשבת בפעם הקודמת, וזאת על מנת למנוע כפילויות



לאחר שוידאתם חיזרו ללשונית רשימת תנועות לייצוא כפי שמופיע במסך הבא



סמנו את המסמכים אותם ברצונכם לייצא, והזינו את טווח התאריכים המבוקש.
ללחצו על  "אתר תנועות לייצוא"



אם נמצאו רשומות ליצוא לתוכנת חשבשבת, הן יופיעו ברשימה על המסך, על מנת לראות את תוכן הרשומות ניתן ללחוץ על ה "+" הקטן
שבצד כל שורה או ללחוץ  על לחיץ פרוס הכל על מנת להציג את כל תוכן הרשומות



במקרה ויש רשומה שגויה, יופיע חלון הערה מעל הרשומות וגם הרשומות השגויות יסומנו באדום, ניתן לראות בשדה הערה את מהות השגיאה.
כאשר יש שגיאות, אין להמשיך בתהליך היצוא מאחר והוא יכשל בתהליך היבוא לתוכנת חשבשבת, יש לתקן את השגיאות, כלומר למלא את הנתונים החסרים ולבצע את פעולת היצוא לתוכנת חשבשבת שוב.

ההערה שבצילום מסך הבא מראה שחסר נתונים בהגדרות חברה, שישנם חשבונות שלא הוגדרו,
כגון  חשבון הכנסות, חשבון מע"מ עסקאות, חשבון קופת מזומנים וכו..
בהעדר חשבונות אלו, אופיס אדמין לא יכולה לדעת איזו פקודת יומן לייצר, דבר שיגרום לשגיאה ביבוא בתוכנת חשבשבת



ההערה שבצילום מסך הבא מראה שלפחות ללקוח אחד לא הוגדר מספר חשבון, יש להכנס לכרטיס הלקוח ולהגדיר לו מספר חשבון.



לאחר שווידאתם שאין שגיאות בתנועות היצוא, לחצו על לחיץ יצוא לחשבשבת כפי שנראה במסך הבא



יפתח מסך לשמירת קובץ הייצוא לתוכנת חשבשבת, בחרו את התיקייה אליה ברצונכם לייצא את הקובץ, ולחצו על: "יצא לקובץ" .



כעת לחצו על אישור, תתקבל הודעה שהקובץ נשמר בהצלחה.



סיימנו את פעולת היצוא כעת ניתן לשלוח את הקובץ לרו"ח או למנהל החשבונות על מנת שהוא ייבא אותו לתוך תוכנת חשבשבת.

בתוכנת חשבשבת יש להכנס למסך יבוא תנועות יומן כפי שמופיע במסך הבא:
1. בתוכנת חשבשבת יש לבחור יבוא בשיטה המפורטת
2. בחירת מיקום קובץ  MoveIn.Dat  (הקובץ שאופיס אדמין יצרה בפעולת היצוא לחשבשבת)
3. ללחוץ על תצוגה מקדימה על מנת לראות שכל הרשומות תקינות ואין רשומות שגויות
     אם יש רשומות שגויות יש לבדוק, מה מהות השגיאה ולתקן, לרוב, זו אי התאמה בין מספרי החשבונות שמוגדרים
     בתוכנת חשבשבת לחשבונות שמוגדרים בהגדרת הנהלת חשבונות בתוכנת אופיס אדמין
     יש לתקן את השגיאות ולחזור על פעולת היצוא בתוכנת אופיס אדמין שוב.
4. לאחר שראיתם שאין שגיאות בתצוגה המקדימה יש ללחוץ על לחיץ הפעלה על מנת לבצע את פעולת היבוא לתוך תוכנת חשבשבת.



תוכנות הנהלת חשבונות רבות מאפשרות יבוא נתונים מקובץ יצוא לחשבשבת.

בקובץ העזרה של תוכנת אופיס אדמין ישנו פרק המסביר כיצא מגדירים ומייצאים את הנתונים לתוכנת חשבשבת.
לינק לקובץ העזרה - קובץ עזרה תוכנת אופיס אדמין

לחצו כאן להורדת גירסת ניסוי  ללא הגבלת זמן וללא צורך בקוד רישום, פשוט להוריד להתקין ולהתחיל לעבוד

שילחו אלינו SMS לטלפון 052-8755766 או מייל
ניתן גם למלא טופס התעניינות בלינק הבא: טופס התעניינות
או לשלוח אלינו מייל דרך צרו קשר