חתימה דיגיטלית

לחצו כאן להורדת גירסת ניסוי  ללא הגבלת זמן וללא צורך בקוד רישום, פשוט להוריד להתקין ולהתחיל לעבוד

חתימה דיגיטלית מאפשרת לחתום מסמכים חשבונאיים על מנת לאשר את אמיתותם, חתימה דיגיטלית הינה מפתח אלקטרוני מוצפן המוטבע בתוך מסמך החשבונית, מסמך אשר יעבור שינוי  אפילו באות אחת לאחר שנחתם יגרום לכך שהחתימה הדיגיטלית תהפוך ללא תקינה, ע"י כך מקבל המסמך ידע שהמסמך לא אמין, חתימה דיגיטלית מכילה פרטים אודות בעל החתימה, כגון שם, שם חברה, כתובת מייל, ת.ז. ועוד...

יישנם כמה סוגים של חתימות דיגיטליות ועל כך נסביר בהמשך
הבהרה: חתימה דיגיטלית אינה חתימה גרפית.

ניתן לראות בסרטון הבא, כיצד חותמים חשבונית עם חתימה דיגיטלית  בתוכנת אופיס אדמין.

מדוע צריך חתימה דיגיטלית, במה היא מסייעת לעסק ?

אם אתם רוצים להפסיק לשלוח חשבוניות בדואר רגיל  ולחסוך את  ההדפסה, בולים, מעטפות, שליחת המעטפות בדואר
חתימה דיגיטלית היא הפתרון לכך, הפקת המסמך באופיס אדמין חתימתו ושליחתו כמקור במייל תוך מספר שניות
האם זה משתלם  ?
זה תלוי כמה מסמכים אתם מפיקים בשנה.
עלות משלוח חשבונית אחת בדואר כולל הדפסה, מעטפה, בול וכו... נע בין 2 ל 3 ש"ח בערך
100 מסמכים בשנה = 250 ש"ח  / 300 ש"ח
באופיס אדמין מודול חתימה דיגטלית עולה  70 ש"ח לשנה

הבהרה: חשוב לעשות את ההבחנה בין התוכנה שחותמת במקרה שלנו אופיס אדמין לבין החתימה עצמה,
            אופיס אדמין יודעת לקחת אובייטק של חתימה דיגיטלית (אלקטרונית) שנמצא בדיסק או בכרטיס חכם (יובהר בהמשך)
            ולהצמיד אותו למסמך החשבונית ולנעול את המסמך
            אובייקט החתימה הדיגיטלית הוא משהו חיצוני שניתן לרכוש אותו מחברות מורשות או לייצר אותו בחינם
            רק שיש הבדל בחוזק החתימות מבחינת החוק ועל כך יש הסבר מפורט בהמשך - "מה ההבדל בין חתימה מאושרת למאובטחת".

מה צריך לדעת בשביל להשתמש בחתימה דיגיטלית ?

* כדאי לקרוא את לשון החוק בפנים (כאן הבאנו רק תקציר)
א. החוק מאפשר לשלוח חשבונית מקור במייל רק עם חתימה דיגיטלית
ב. לבחור בסוג החתימה המתאים, ישנם שני סוגים של חתימות דיגיטליות
     1. חתימה דיגיטלית מאושרת (חזקה יותר, מונפקת ע"י גורם מאשר)
     2. חתימה דיגיטלית מאובטחת
ג. חברה שמעוניינת לשלוח מסמכים ממוחשבים תודיע בדואר רשום לפקיד השומה בו מתנהל תיקה
ד. יש לקבל הסכמה מהלקוח שאליו רוצים להעביר את המסמך הממוחשב טרם שליחת המסמך הממוחשב הראשון
    הסכמה זו צריכה להיות בכתב או באופן ממחושב
ה. החברה ששולחת את המסמך הממוחשב תשמור את כל מסמכי ההסכמה כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות שלה
ו. גיבוי המסמכים הדיגיטלים גם על מדיה חיצונית
ז. מסמכים שמסופקת איתם סחורה לא יכולים להחתם דיגיטלית

מה ההבדל בין חתימה דיגיטלית מאושרת לבין חתימה דיגיטלית מאובטחת ובמה כדאי להשתמש ?

ההבדל העיקרי בין החתימות הוא שחתימה מאושרת היא זיהוי ודאי של בעל החתימה מאחר ובשביל להנפיק את החתימה
יש לגשת למשרדי אחת החברות המנפיקות עם אמצעים כגון ת.ז. ורק אז תונפק החתימה
בעוד שחתימה דיגיטלית מאובטחת ניתן לרכוש באינטרנט  או לייצר לבד
עלות חתימה דיגיטלית מאושרת אצל הגורמים המאשרים, קומסיין ופרסונל אי.די היא בערך 400 ש"ח לחתימה שהתוקף שלה הוא ל  4 שנים.
אופיס אדמין יודעת לעשות שימוש ב 2 סוגי החתימות, מאושרת ומאובטחת.

בפועל לחתימה מאובטחת יש כמה מגבלות הרשומות בחוק
א. כאשר הלקוח משלם בכרטיס אשראי - בעל הכרטיס חייב להיות זהה ללקוח שכתוב על החשבונית
ב. כאשר הלקוח משלם בשיק - בעל השיק חייב להיות זהה ללקוח שכתוב על החשבונית, לפקודת העסק.
ג. כאשר הלקוח משלם בהעברה בנקאית - העברה צריכה להעשות מחשבון הלקוח כפי שכתוב בחשבונית לחשבון הבנק של העסק

אז כיצד משתמשים בחתימה דיגיטלית באופיס אדמין

תוכנת אופיס אדמין מאפשרת חיתום דיגיטלי של מסמכים חשבונאיים כגון חשבונית מס ועוד.. ושליחת המקור במייל ללקוח,
המסמכים מופקים בפורמט PDF ונחתמים בחתימה דיגיטלית המאפשרת לזהות שלא בוצע שינוי במסמך המקור

לחצו כאן לצפיה בקובץ הסבר, כיצד מגדירים ומתקינים חתימה דיגיטלית באופיס אדמין: חתימה דיגיטלית - התקנה
כמו כן ניתן לצפות בסרטון הבא, המסביר כיצד לייצר חתימה דיגיטלית באופיס אדמין

על מנת להפיק מסמכים עם חתימה דיגיטלית, כל שעליכם לעשות, בסיום המסמך לבחור להיכן תופק החשבונית כפי שמודגם במסך הבא:



אם תסמנו את תיבת הסימון של "שלח את המסמך במייל" יפתח חלון שליחת מייל עם כתובת המייל של הלקוח ועם המסמך החתום מצורף למייל

לחיצה על כפתור האישור תיצור את קובץ ה PDF חתום דיגיטלית, כפי שניתן לראות במסך הבא:





לחצו כאן להורדת גירסת ניסוי  ללא הגבלת זמן וללא צורך בקוד רישום, פשוט להוריד להתקין ולהתחיל לעבוד

שילחו אלינו SMS לטלפון 052-8755766 או מייל
ניתן גם למלא טופס התעניינות בלינק הבא: טופס התעניינות
או לשלוח אלינו מייל דרך צרו קשר