איך מפיקים חשבונית מס קבלה?

קיבלתם תשלום על שירות שנתתם או על מוצר שמכרתם?
עכשיו צריך להפיק הן חשבונית מס והן קבלה ללקוח.
אולם, במקרה בו קיבלתם תשלום מיידי על שירות או מוצר שמכרתם, באופיס אדמין – מערכת מתקדמת להנהלת חשבונות לעסקים תוכלו להפיק חשבונית מס קבלה בקליק אחד .

למה צריך להפיק חשבונית מס?

זוהי למעשה דרישת התשלום, או הסכמה בין שני צדדים (מוכר וקונה) על ביצוע עסקה כל שהיא בתנאים מסוימים. בחשבונית מס מצוינים כל פרטי העסקה בניהם פרטי המוכר והקונה, עלות המוצר או השירות וכמה יחידות מהמוצר או השירות. חשבונית מס קבלה משלבת חשבונית מס הכוללת את פרטי העסקה וקבלה אשר מאשרת את קבלת התשלום.

באילו מקרים צריך להפיק חשבונית מס קבלה?

כאמור, חשבונית קבלה ניתנת ללקוח כאשר הוא מקבל שירות או מוצר מסוים ומשלם מיידית. לרוב מדובר או בלקוח שמגיע לחנות ורוכש מוצר באותו הרגע, או ברכישת מוצר דרך האינטרנט. חשבונית מס ניתנת לו כדי שיוכל לראות מה רכש ועל מה הוא משלם והקבלה היא מעין אסמכתא לכך שאכן הוא העביר תשלום למוכר/נותן שירות.

יש לבחור את הלקוח הרצוי מתוך רשימת הלקוחות.
במידה והלקוח לא קיים יש להזין את פרטי הלקוח כגון שם, כתובת, כתובת מייל וכו ברשימת הלקוחות.
וללחוץ על אישור כך הלקוח נקלט במערכת.
יש לחזור להפקת החשבונית   > בחירת כרטיס > לבחור את הלקוח הרצוי.

כעת יפתח  מסך הפקת חשבונית מס קבלה עם פרטי הלקוח שבחרתם.
כדי לקלוט פריטים למסמך עליך ללחוץ על כפתור "הוספת פריט חדש למסמך".

לאחר לחיצה על כפתור הקליטה יפתח מסך קליטת פריט בו עליך לבחור את הפריטים.
יש להכניס את קוד הפריט, תיאור הפריט, כמות, מחיר.
לחיצה על "בחירת פריט" תפתח את חלון המחירון וכך ניתן לאתר ולבחור פריטים מתוך המחירון
לאחר בחירת הפריט מהמחירון כל נתוני הפריט כגון קוד, תיאור, מחיר יוכנסו לפריטים במסמך.

 

אופיס אדמין מאפשרת להפיק חשבונית עם מע"מ 0 (חשבונית ללא מע"מ) עבור לקוחות הפטורים ממע"מ ע"י בחירת מע"מ אפס בשדה סוג מע"מ.
ניתן ללחוץ על כפתור חלץ מע"מ על מנת שסכום הפריט שהקלדת יהיה כולל מע"מ.

לאחר מילוי הפרטים של השורה יש ללחוץ על “שמירה”.
לאחר השמירה ניתן לראות את הפריט שהקלדת מוצג בחשבונית

כדי לקלוט שורות נוספות לחשבונית יש לחזור על הפעולות הנ"ל.

לחצו על הוספת תקבול חדש למסמך > בחרו את סוג התקבול, מזומן, שיק, כרטיס אשראי, העברה בנקאית, הוראת קבע וכו'
ולמלא את פרטי התקבול, סכום, מטבע, ערך המטבע וכן את שאר הפרטים עבור סוג התקבול שבחרתם.

יש לחזור על הפעולה של קליטת תשלום עבור כל תשלום שהתקבל
וכן לשנות את סוג המע"מ לפי פריט/ לפי לקוח

לאחר סיום הזנת הנתונים לחצו על הכפתור "שמירה ללא הדפסה" / "שמירה ושליחה במייל" /  "שמירה והדפסה".

במידה והופיע לכם הודעת שגיאה: "סכום כל הפריטים אינו שווה לסכום כל התקבולים…"
בדקו שהסכום לתשלום בפריטים שווה לסה"כ קבלה בתקבולים.

במידה והסכום לתשלום והתקבול יהיו שונים המסמך לא ייסגר.

 

תודה עבור התעניינותכם
באופיס אדמין

ספרו לנו מי אתם ואיך אופיס אדמין יכולה לעזור לכם לנהל את העסק נכון