הפקתם מסמך אך מעוניינים להשאירו פתוח כדי לעדכן או לבצע שינוי במסמך בהמשך?
אופיס אדמין תוכנה לניהול עסק מאפשרת שמירת מסמך כטיוטה.
שמירת מסמך כטיוטה מאפשרת לא לסגור את המסמך, על מנת שתוכלו לערוך אותו בהמשך, כי לאחר שהמסמך הופק אין אפשרות לשנות אותו על פי חוק.
לאחר מילוי הפרטים במסמך יש ללחוץ על שמירה כטיוטה. המסמך ישמר בדף החשבון של הלקוח, ברשימת המסמכים. אך במקום שיהיה כתוב מספר אסמכתא יהיה כתוב טיוטה וסכום המסמך לא יחשב ביתרה.
כדי לערוך את המסמך שנית יש ללחוץ בשורת המסמך על פעולות > עדכון מסמך. לאחר שסיימתם לעדכן או לשנות את המסמך ניתן ללחוץ על אחת מאפשרויות השמירה. חשוב לציין כי לאחר שלחצתם על שמירה אין אפשרות לשנות את המסמך.
יש להפיק את המסמך, מצ"ב הסבר איך מפיקים מסמך.
בכל שלבי הפקת המסמך לפני שמירתו או הדפסתו ניתן לשמור אותו כטיוטה .
על מנת לפתוח את המסמך ששמרתם כטיוטה יש להיכנס לרשימת לקוחות > לבחור את הלקוח הרצוי > בלחיצה על 3 הנקודות בצד שמאל יש לבחור בדף חשבון. בדף החשבון של הלקוח תוכלו לראות את כל המסמכים שהופקו ללקוח. במסמך טיוטה לא יהיה רשום מספר אסמכתא אלא טיוטה. רק לאחר שמירת המסמך ירשם בתיק הלקוח המסמך עם מספר אסמכתא. מכיון שמסמך הטיוטה הוא מסמך זמני. לכן מסמך זה לא יחשב בסה"כ היתרה אלא מחירו יוצג בשורת המסמך בלבד.
אם לחצתם על עדכון מסמך אשר נשמר כבר במערכת ניתן לראות שאין אפשרות לערוך אותו.
בלחיצה כפולה על המסמך תוכלו לעדכן ולשנות את המסמך.
ניתן לשנות כל פעולה במסמך: שם לקוח, פריטים, תקבולים – אמצעי תשלום, הערות וכו'. הדבר היחיד אותו לא ניתן לשנות זה סוג המסמך.
סיימתם את עדכון המסמך? תוכלו לבצע את השמירה מתוך המסמך > לחצו על שמירה והדפסה / שמירה ללא הדפסה / שליחה במייל, ייצוא לPDF, לבחירתכם.
כמו כן ניתן לייצא לPDF גם מתוך רשימת המסמכים בדף החשבון של הלקוח.