קבלות – מדוע ומתי משתמשים בהן

לחצו כאן להורדת גירסה חינם  ללא הגבלת זמן וללא צורך בקוד רישום, פשוט להוריד להתקין ולהתחיל לעבוד

מי שפותח עסק חדש שומע שלל של מושגים חדשים הקשורים בהנהלת חשבונות, חלקם נלחצים בשל החשש שיצטרכו להעמיס על עצמם מסה גדולה של מידע על ניהול עסק. בואו ונעשה מעט סדר בבלגן, שכן ניהול עסק קטן עד בינוני אינו מצריך ביורוקרטיה מסובכת מידי מול שלטונות המס, אם כי יש צורך בארגון, סדר ותיעוד הפעולות של העסק. אחד מהמושגים שתפגשו איתם לאורך חיי העסק שלכם הוא – קבלות. מהן? מה תפקידן? כיצד כותבים אותן ומתי?

מהן קבלות ?

קבלות מהוות מעין אסמכתא לקבלת התשלום הרשום בחשבונית או בחשבונית עסקה. בעל עסק שדרש תשלום באמצעות חשבונית או חשבונית עסקה וקיבל את התשלום אותו הוא דרש, יפיק קבלות ויספק אותן ללקוחות שלו במטרה לתת אישור ללקוחות שאכן קיבל את התשלום המגיע לו עבור העסקה שבוצעה שעליה הופקה החשבונית או חשבונית עסקה.

חשבונית מס – קבלה

ישנם קבלות שמשולבות עם חשבוניות יחד והן נקראות – חשבונית מס קבלה. קבלות מסוג זה ניתנות ללקוחות שמשלמות לעסק במקום עבור שירותים או מוצרים ומופקת עבורן דרישה לתשלום יחד עם אישור קבלת העסק. לרוב, מדובר בעסקאות שמבוצעות במקום כמו בחנויות, או רכישה טלפונית, או רכישה און ליין עם כרטיס אשראי.

פנקס או תוכנה ?

בעבר הלא כל כך רחוק נהגו להנפיק פנקס קבלות עם מספר רץ ובכל פעם שהיה צורך בהפקת קבלות, היו מוציאים מהסדרה בפנקס. בעידן הנוכחי, עם המהפך הטכנולוגי בשנים האחרונות ניתן להפיק קבלות באמצעות תוכנה לניהול עסק. תוכנת אופיס אדמין, הינה תוכנה קלה וידידותית למשתמש שמאפשרת לבצע את כל הפעולות הנדרשות לניהול חשבונותיהם של עסקים קטנים ובינוניים.

האם חובה לתת ללקוח את הקבלה לאחר התשלום?

אכן, מתן קבלות לאחר תשלום הוא חובה ולא רשות ואילו יינתנו מיד עם קבלת התשלום. אי הפקת קבלה מיידית לאחר קבלת תשלום, עלולה לגרום לפסילת ספרי חשבונות של העסק על ידי מע"מ . מומלץ מאוד לציין פרטים על גבי הקבלה לרבות אמצעי תשלום, אם מדובר בשיק יש לציין מס' שיק, תאריך, סניף, בנק וכו'.